4 PASOS DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA QUE TODA EMPRESA DEBERÍA CONOCER

Por: Lían Hernández

Introducción

La planeación estratégica es una parte fundamental para conseguir las metas. Desde tiempos inmemoriales, el ser humano ha utilizado la planeación estratégica, desde el ámbito militar, por ejemplo, para la conquista de nuevos territorios.

Pero la planeación estratégica, al no formar parte del core de las empresas, es algo que muchas veces no son capaces de hacer de manera efectiva, e incluso, muchas veces se desconocen sus beneficios.

Me he encontrado trabajando con muchas empresas que a menudo se preguntan: “¿por qué a mi competencia le va mejor que a mí? Yo hago lo mismo y más barato”. La respuesta es que necesitan ayuda para desarrollar un plan estratégico y entender cómo implementarlo exitosamente, partiendo de la identificación de ventajas competitivas.

Por eso toda empresa debería tomarse tiempo para crear un plan estratégico pues siempre es el diferencial que lleva a la empresa a tomar decisiones de mayor calidad que las beneficie, desde el corto plazo.

¿Qué es la planeación estratégica de una empresa y por qué es importante?

La planeación estratégica es el proceso mediante el cual la empresa define su misión, visión y valores, determinando a dónde quiere llegar y cómo lo hará. Busca que todas las áreas comprendan y evalúen la situación actual, analizando las fortalezas y debilidades a fin de que puedan fijar los objetivos organizacionales.

El proceso de planeación estratégica debe tener carácter de continuo, cíclico e involucrar a todos los colaboradores. Consiste en definir los objetivos que el negocio quiere alcanzar para mejorar sus oportunidades de crecimiento y desarrollo, asimismo, definir las estrategias para obtenerlos.

Así que si me preguntas, para qué sirve la planeación estratégica, la respuesta es simple: un buen plan estratégico, siempre va a proporcionar un mapa seguro según el cual, toda la organización pueda alinear sus acciones para lograr el éxito. Es importante para la alta dirección, contar con un plan de acción que conduzca al crecimiento empresarial y la planeación estratégica es por excelencia la herramienta de gestión que permite coordinar y controlar las actividades para alcanzar la visión organizacional.

7 Beneficios de la planeación estratégica

A continuación, te presento siete aspectos de cómo esta herramienta beneficiará a toda tu organización al:

1. Analizar diferentes escenarios, considerando siempre en el análisis las amenazas del entorno.
2. La planeación estratégica permite a las empresas aprender de los errores y éxitos del pasado para poder mejorar en el futuro.
3. Incrementa la rentabilidad de la empresa al poner en marcha iniciativas estratégicas que representen una ventaja competitiva.
4. Garantiza que todas las decisiones que toma la alta dirección, están encaminadas a lograr los objetivos.
5. Al basarse en el análisis del entorno, ayuda a tomar decisiones basadas en la evidencia y no en la intuición.
6. Alinea el trabajo y las manos de toda la organización, evitando distraerse con problemas que no son relevantes para alcanzar las metas.
7. Permite identificar la amenaza de nuevos competidores y así poder desarrollar una estrategia en donde la organización a corto plazo, pueda hacerle frente.

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6 etapas de la planeación estratégica

1. Actualizar la filosofía

AComo primer paso, la planeación estratégica permite actualizar la filosofía de la organización. Consiste en definir la misión que representa la situación actual y la razón de ser del negocio. Dice un proverbio chino que “no hay viento favorable para quien no sabe a dónde va”, entonces, definir la visión organizacional es un paso que significa determinar el estado futuro o el lugar al que quiere llegar la organización. Finalmente, establecer los valores brinda una brújula para recorrer con mayor certeza el camino hacia la meta.

2. Determinar los objetivos

Antes de identificar los objetivos estratégicos, se pretende analizar el entorno, para lo cual se suele utilizar el análisis FODA. Cuatro perspectivas clave de la misma son las oportunidades y amenazas como características externas, a la vez que el análisis interno, representado por las fortalezas y debilidades.

3. Crear la estrategia

Cuando hablamos de utilizar un modelo estratégico, la empresa debe considerar de entre los principales como el análisis DOFA, el Balanced Scorecard o Cuadro de mando, el Mapa estratégico, el gap analysis, el análisis PESTEL o el Análisis Porter de las cinco fuerzas, por ejemplo.

• El análisis DOFA se realiza en la conocida matriz FODA y consiste en conocer las características externas, tanto como en elaborar un análisis interno de la organización.
• El Balanced Scorecard o cuadro de mando integral ayuda a la ejecución del plan, manteniendo un registro de los indicadores y su avance.
• El Mapa estratégico representa de una manera visual, las iniciativas estratégicas que serán la directriz para la toma de decisiones.
• El Gap Analysis permite definir la distancia que existe entre el estado actual y el estado deseado que han sido determinados en la planeación estratégica.
• Comenzaremos citando el Análisis PEST, que por sus siglas, se centra en aspectos del contexto Político, Económico, Social y Tecnológico, mientras que el análisis PESTEL, incluye dos factores más: el Ecológico y el Legal por eso es que aunque muchas personas piensan que son complementarios, en realidad el Análisis PESTEL es una versión más completa del primero. ¿Cómo saber si puedes optar por la versión del análisis PEST? Muy fácil, cuando tu core no provoca un impacto directo sobre el medio ambiente y los factores legales son simples debido a la operación de tu negocio.
• El Análisis Porter de las cinco fuerzas te ayuda a plantear la estrategia futura en función de las fuerzas que determinan la intensidad de amenaza, ya sea por los competidores, por la aparición de nuevos productos en el mercado, los derivados del poder de negociación de los clientes o de los proveedores. Una herramienta complementaria del Análisis Porter de las cinco fuerzas es el Análisis VRIO, por sus siglas: Valor, Rareza, Imitabilidad y Organización, el cual es útil para mitigar la amenaza de productos sustitutos identificando acciones para desarrollar una estrategia de negocio que mejore la competitividad de la empresa.

Una vez que hemos conocido estas herramientas de análisis que ayudan durante la elaboración del plan estratégico, ya estamos listos para dar el siguiente paso.

4. Planear la estrategia

En este momento ya contamos con la misión y visión actualizadas, ya hemos identificado las características, tanto del entorno externo como del entorno interno lo cual nos ha servido como base para determinar los objetivos estratégicos, así que ahora toca el turno de elaborar nuestro plan de acción, el cual puede quedar plasmado en un Balanced Scorecard o cuadro de mando integral, documento que permite desarrollar una estrategia de negocio y al mismo tiempo, darle seguimiento a las metas y objetivos a fin de alcanzar la visión, a la vez que se estimula el aprendizaje y crecimiento organizacional.

5. Alinear la estrategia

La quinta etapa de la planeación estratégica consiste en alinear las manos de toda la organización para alcanzar sus objetivos. Aquí es donde la planeación estratégica se convierte en una herramienta clave para la gestión empresarial. Algunas acciones, por ejemplo, son las efectuadas por el área de Recursos Humanos que van desde comunicar la planeación estratégica, hasta elaborar un marco para evaluar el nivel de desempeño de las personas de acuerdo con el mapa estratégico, de manera que entonces la planeación estratégica, sirve también para coordinar y controlar las actividades de todo el personal.

6. Medir la estrategia

La última etapa es una de las más importantes, pues consiste en confirmar que la empresa se está moviendo en la dirección que se establece al definir la visión. Aquí se pueden utilizar algunas herramientas de análisis que ayudan en el seguimiento de los indicadores, por ejemplo, una de las más comunes es la matriz cuantitativa MPCE la cual tiene como objetivo el describir parámetros cuantitativos para cada uno de los elementos identificados en el análisis FODA, es decir, para las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Igualmente, es también conveniente volver a realizar el análisis de brechas GAP para realizar ajustes encaminados a alcanzar la visión a corto plazo.

¿Quién realiza el plan estratégico?

La planeación estratégica es una herramienta de gestión que se adapta a todo tipo de organización que busca lograr objetivos y resultados al definir y ejecutar un plan de acción. Por ejemplo, si una empresa se ha fijado el objetivo de aumentar las ventas en un 20% durante el siguiente año, entonces tiene que identificar, no solo acciones a corto plazo, sino también algunas iniciativas estratégicas que mejoren su posición en el mercado.

Los planes estratégicos suelen ser elaborados por todas las empresas sin importar el tamaño. Las áreas de Recursos Humanos suelen tener un rol importante como oficina de gestión, al comunicar el plan estratégico, al coordinar y controlar las actividades en las diferentes etapas de realización. Ayuda a obtener mejores resultados la aplicación de encuestas de recursos humanos mediante las cuales se recaba información relevante desde el inicio, por ejemplo, para actualizar la misión, visión y valores y para realizar el análisis estratégico que es base para determinar los objetivos organizacionales, así como para llevar el seguimiento de la ejecución del plan.

¿Para qué sirve la planeación estratégica?

No importa cual de los modelos de planeación estratégica se utilice, la planeación estratégica sirve a cualquier organización, para poner en marcha la organización de sus procesos y sistemas a fin de alcanzar la visión organizacional. Puede ser utilizada por cualquier organización tanto pública como privada para obtener mejores resultados.

Los planes estratégicos, suelen desarrollarse mediante una combinación de investigación de mercado que permite analizar el entorno industrial, lo que significa que la planeación estratégica puede ser un proceso continuo y no un evento puntual.

Revisa el siguiente recurso en el que podrás encontrar las herramientas comúnmente utilizadas de acuerdo con las fases de la planeación estratégica.

Como ves, la fase de análisis estratégico se desarrolla en el análisis DOFA tanto como en el análisis PEST, se realiza un análisis de las brechas GAP como marco para evaluar el nivel en el que se encuentra la organización y qué pasos debe dar para lograr los objetivos estratégicos y el Balanced Scorecard es un mapa o representación visual que al interior de cualquier organización ayuda a comunicar el plan estratégico y el estatus de avance que se tiene, de manera actualizada.

Formulación de la estrategia

Se trata de desarrollar estrategias para alcanzar los objetivos de la organización, requiere de los conocimientos adquiridos durante la fase de análisis. Las estrategias deben ser realistas teniendo en cuenta los recursos disponibles y deben aplicarse de forma eficiente para garantizar el máximo impacto en los resultados.

4 pasos para hacer la planeación estratégica

A continuación, se indican 4 pasos que deben seguirse al crear su propio plan estratégico:

Paso 1: Evaluar su negocio actual

El primer paso en la planeación estratégica es evaluar el estado actual del negocio. Esto incluye la comprensión del contexto interno, es decir, de lo que la empresa ya está haciendo bien (fortalezas) o aquellos aspectos en los que debe mejorar (debilidades), asimismo de las cuestiones externas del análisis DOFA, como lo son las oportunidades y las amenazas que pueden llegar a afectar los objetivos de tu empresa.

Comprender estos aspectos es tan importante para poder alcanzar las metas, que inclusive la norma ISO 9001-2015 la contempla en su requisito 4, que consiste en determinar cómo ese entorno afecta a la organización. El objetivo de esta fase es elaborar una matriz FODA para identificar lo que funciona bien para poder repetirlo o mejorarlo y lo que no funciona o puede llegar a afectar los objetivos organizacionales, para poder tomar medidas correctivas. De esta manera es que estos factores constituyen un análisis que ayudan a organizar información que permita detectar cualquier cambio significativo que pueda afectar el negocio en el futuro.

Algunas preguntas que deben responderse en esta etapa del análisis estratégico son:

• ¿Qué tendencias están afectando actualmente a mi sector?
• ¿En qué entorno económico general opero?
• ¿Existe alguna legislación o normativa relevante que pueda afectar a mi negocio?
• ¿Cuáles son los puntos fuertes y débiles de mis competidores?
• ¿Qué necesidades o deseos tienen los clientes que yo pueda aprovechar (o satisfacer)?

Ahora tiene sentido la importante función que tiene el análisis del entorno en todos los modelos de planeación estratégica.

Paso 2: Definir su misión y visión, metas y objetivos

Generalmente quien realiza la planeación estratégica en este paso, son los altos mandos, la dirección e incluso el consejo de administración y servirá de base para que la oficina de gestión elabore un plan táctico u operativo. Aquí conviene responder a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es nuestra razón de ser?
• ¿Qué aspecto tiene el éxito?
• ¿Cómo sabremos cuándo lo alcanzamos?
• ¿Qué acciones debemos emprender para alcanzar nuestra visión organizacional?

Las primeras dos respuestas, son útiles para definir la misión y visión, las siguientes dos ayudan a visualizar cuánto trabajo hay que hacer antes de llegar al destino, recordando siempre cuán importante es también establecer los valores que guían este proceso de planeación estratégica. Más adelante se debe crear una hoja de ruta eficaz para avanzar hacia su consecución, la cual está representada por el Balanced Scorecard.

Paso 3: Identificar sus recursos y capacidades

Muchas empresas no se dan cuenta de la importancia de tener un claro conocimiento de sus propios recursos y capacidades. Tienden a centrarse demasiado en lo que quieren conseguir, en lugar de evaluar primero su situación actual. Saltar este paso conduce a una toma de decisiones poco realista.

Hablar de que realmente es estratégica la planeación, requiere poner el foco no sólo en los recursos materiales, sino de manera especial en las capacidades de los equipos, pues son las personas quienes logran las metas, así que aquí nuevamente es donde el área de Recursos Humanos, tiene un rol de análisis estratégico.

Es tan importante este paso, que incluso puede realizarse una planeación estratégica del área, documentar una Matriz FODA que sirva de marco para evaluar el nivel de desempeño real y necesitado a fin de tener una mejor toma de decisiones.

Paso 4: ¿Es estratégica la planeación?

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Consejo importante:

La mayoría de las empresas fracasan porque no sirve la planeación estratégica que realizaron, sea porque ha quedado solo en papel, o porque no se realizó el análisis estratégico de manera adecuada, o porque los modelos de planeación no fueron considerados a fin de seleccionar el más adecuado, tal vez los objetivos estratégicos no fueron establecidos correctamente, son irrelevantes o por el contrario, poco realistas.

Una planeación estratégica permite, cuando se hace de manera eficaz:

• Centrarte en los aspectos importantes de tu negocio, priorizando los objetivos organizacionales que mueven la aguja del crecimiento o la rentabilidad.
• Considerar las características externas del análisis para el diseño de tu producto o servicio, a fin de que cumplan las expectativas de tu clientela.
• Definir la misión y visión para construir una cultura laboral que amalgame el ser y quehacer del negocio.
• Establecer objetivos organizacionales para construir un futuro promisorio.
• Priorizar las acciones relevantes de tiempo, dinero y recursos.

Conclusión

Es importante recordar que un plan estratégico es un documento vivo que sirve al propósito de cualquier tipo de organización para definir la visión organizacional como un lugar al que es posible llegar.

Los altos mandos deben considerar siempre a la planeación estratégica como un elemento clave de su gestión empresarial por lo cual es prioritaria su participación y compromiso, toda vez que también deben impulsar la colaboración de todas las áreas.

Aunque estos seis pasos muestran de manera clara el proceso de planeación estratégica, es importante que la empresa considere la importancia de contar con asesoría experta que no sólo ayude al éxito de su empresa, sino que también le proporcione información valiosa sobre cómo la organización puede continuar desarrollando su rentabilidad y competitividad.

En Metaconsultec contamos con un equipo de consultores expertos en la conducción del proceso de planificación estratégica y queremos ayudarte a conducir tu gestión empresarial para que puedas alcanzar tu misión y visión más fácilmente.

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Lían Hernández

Soy CEO en Metaconsultec, me gusta compartir contigo estrategias para el crecimiento de tu negocio, a través de nuestros blog y podcast.